Cadre de surveillance des établissements
bancaires
(octobre 1997)
Sommaire
Annexes
Dynamique - Surveillance sur pièces et visites trimestrielles
Dynamique - Inspection sur place générale
Comme prévu dans son programme de renforcement du contrôle bancaire, la Banque de la République d’Haïti (BRH) a développé ce nouveau cadre de surveillance des établissements bancaires qui entrera en vigueur au cours de l’année fiscale 1997-1998. L’évolution importante du système bancaire au cours de la dernière décennie constitue la principale raison ayant justifié la révision de ce cadre.
Ce cadre de surveillance a été élaboré suivant un principe énoncé par le Comité de Bâle selon lequel tout organisme de contrôle bancaire doit établir des politiques à l’égard de la portée et de la fréquence de ses travaux de surveillance en plus de développer des politiques et procédés visant à favoriser des travaux exécutés de façon constante selon des objectifs clairs.
Ce document expose les principes de base, l’esprit et les méthodes de travail privilégiés par la Direction de la Supervision dans l’exercice de sa mission de surveillance des établissements bancaires. Ce document est destiné à un large auditoire, et à ce titre, a pour objet de fournir au lecteur une meilleure compréhension des activités de surveillance conduites par la BRH.
En résumé, ce cadre de surveillance prévoit :
l’accomplissement d’activités de surveillance sur pièces et d’inspection sur place;
l’obtention d’informations financières périodiques fiables de même que le traitement rapide et l’analyse adéquate de celles-ci;
des inspections sur place générales, trimestrielles et ponctuelles fondées sur l’évaluation des risques propres à chaque établissement bancaire;
des inspections sur place générales effectuées suivant l’approche CAMEL ;
la révision et l’utilisation des travaux des vérificateurs indépendants dans le but d’éviter le dédoublement des efforts;
un cycle de surveillance qui est fonction de la taille et du risque de chaque établissement;
une structure organisationnelle adaptée aux activités (surveillance sur pièces et inspection sur place);
des équipes d’inspection et des analystes responsables d’un portefeuille bien précis d’établissements.
Objet du Cadre de surveillance
La Direction de la Supervision a pour mission de surveiller les établissements bancaires relevant de sa compétence afin de préserver la confiance du public dans le système bancaire haïtien. Ce cadre de surveillance vise non seulement à ce que la Direction de la Supervision s'acquitte de cette mission de manière efficiente mais également à ce que les employés de cette Direction accroissent leurs compétences, leurs connaissances et mettent en valeur leur professionnalisme.
D’un point de vue opérationnel, le cadre de surveillance vise à permettre au personnel de la Direction de la Supervision d’améliorer le suivi de l’évolution du système bancaire et de ses composantes, de communiquer rapidement des renseignements sur l’état actuel et l’évolution du système bancaire et de ses composantes au Conseil d’Administration de la BRH, de détecter rapidement les problèmes de solvabilité des établissements bancaires, de détecter rapidement les violations des lois et règlements et enfin, de proposer des moyens de corriger rapidement les problèmes et violations observés.
Principes de base de la surveillance
Le contrôle des banques est un élément essentiel du renforcement du système financier compte tenu du rôle de premier plan que jouent les établissements bancaires dans l’intermédiation financière et le système des paiements. Le contrôle des banques vise à s’assurer que les établissements bancaires mènent leurs activités de manière saine et prudente et que les fonds propres sont suffisants pour supporter les risques qu’ils encourent. Dans plusieurs pays, les crises bancaires et les faillites systémiques de banques ont démontré que les coûts liés à une supervision bancaire déficiente sont généralement plus élevés que ceux associés au contrôle des banques.
Ce cadre de surveillance a été préparé selon les principes de base suivants :
l’objectif premier du contrôle des banques est de maintenir la confiance du public dans le système bancaire en réduisant le risque de perte pour les déposants;
l’organisme de réglementation doit pouvoir s’appuyer sur des outils légaux et réglementaires adéquats;
l’organisme de réglementation doit encourager et renforcer l’autodiscipline du système bancaire en incitant les établissements bancaires à mettre en place une régie d’entreprise responsable et à divulguer de manière exhaustive leurs informations financières;
l’organisme de réglementation doit être doté d’une indépendance opérationnelle lui donnant les moyens et les pouvoirs pour obtenir toutes les informations requises et toute la collaboration nécessaire de la part des établissements bancaires ainsi que l’autorité suffisante pour imposer et faire respecter ses décisions;
l’organisme de réglementation doit avoir une compréhension approfondie de la nature des opérations conduites par les banques et doit pouvoir s’assurer dans la mesure du possible que les risques courus par les banques sont gérés efficacement;
l’organisme de réglementation doit posséder les pouvoirs lui permettant de superviser les établissements bancaires d’un point de vue consolidé en analysant les activités de toutes les filiales et sociétés affiliées afin d’estimer la menace que représentent les activités non bancaires pour la banque et ses fonds propres;
un contrôle des banques adéquat requiert que le profil de risque de chaque banque soit évalué de façon permanente et que des ressources humaines, matérielles et financières soient mobilisées en conséquence;
les établissements bancaires doivent posséder des fonds propres suffisants, une gestion saine et prudente des risques, des contrôles internes efficaces et un système d’information de gestion et comptable fiable et dynamique;
l’organisme de réglementation doit maximiser l’utilisation du travail des vérificateurs indépendants des établissements bancaires;
une coopération étroite et des contacts réguliers doivent s’établir entre la BRH, l’Association Professionnelle des Banques, les banquiers et les vérificateurs indépendants des banques.
Le processus de surveillance fait appel à la surveillance sur pièces et à l’inspection sur place. Ces deux modes d’intervention sont approchés selon les mêmes préoccupations générales et les mêmes objectifs. L’inspection sur place vise généralement à apporter un meilleur éclairage et plus de précision sur des situations identifiées lors de la surveillance sur pièces. Il ne s’agit donc pas d’activités séparées mais plutôt complémentaires s’inscrivant dans une même démarche et contribuant, toutes deux, à renforcer la surveillance des banques.
Les activités de surveillance consistent à recueillir de l’information comptable et extra-comptable à une date donnée et à analyser cette information dans le but d’évaluer la situation financière actuelle et prospective d’un établissement bancaire. De façon générale, les activités de surveillance ne couvrent que les aspects identifiés comme importants ou risqués.
Surveillance sur pièces
La Direction de la Supervision effectue une surveillance sur pièces de tous les établissements bancaires. Cette surveillance a pour but principal d’identifier les problèmes financiers avant que ceux-ci ne soient détectés par l'inspection sur place. Cette identification plus rapide des problèmes permet de prendre des actions visant à freiner la dégradation de la situation financière des établissements bancaires et à limiter les pertes que les déposants pourraient éventuellement subir.
De façon spécifique, la surveillance sur pièces vise à suivre l’évolution de la situation financière des établissements bancaires et des situations de risques déjà identifiées, à vérifier le respect des normes prudentielles, à détecter rapidement les situations de risques qui se développent entre les inspections sur place, à prendre des mesures correctrices avant que les situations ne se dégradent davantage et enfin, à orienter avec plus d’efficacité les travaux d’inspection sur place. Ce mode de surveillance est fondé sur le développement d’outils d’analyse efficaces permettant d’utiliser à sa pleine valeur toute l’information recueillie des banques telle que les états financiers et autres formulaires de déclaration statutaires incluant ceux liés aux normes prudentielles. Une série de rapports statistiques ou d’analyse mensuels, trimestriels et annuels émanent du processus de surveillance sur pièces.
La surveillance sur pièces s’effectue à partir de la connaissance et de l’expérience acquises par la BRH à l’égard de chaque établissement contrôlé, l’analyse des informations réglementaires soumises périodiquement par les établissements ainsi que de tous les autres renseignements pertinents provenant de sources telles que : les journaux, la télévision, la radio, les responsables des établissements ainsi que leurs clients.
La surveillance sur pièces inclut habituellement le calcul et l'analyse de ratios financiers clés pour les éléments suivants : les fonds propres, la qualité de l'actif, la rentabilité et la liquidité. Les analystes complètent cette évaluation par une analyse comparative de l’établissement avec lui-même et avec ses concurrents afin de dégager les tendances. Une analyse semblable est également effectuée périodiquement d’un point de vue consolidé pour l'ensemble du secteur bancaire.
La surveillance sur pièces ne constitue qu'un complément et non un substitut à l'inspection sur place. Des activités d'inspection cruciales telles que l'évaluation de la qualité du portefeuille de prêts et l’évaluation de la fiabilité de l’information financière transmise à la BRH par le biais des formulaires de déclaration ne peuvent être examinées qu’au moyen d’une inspection sur place.
Inspection sur place
L’inspection sur place permet de revoir certains aspects de la gestion d’un établissement bancaire qui ne peuvent être évalués à distance. Le présent Cadre de surveillance prévoit que l’inspection sur place peut être générale, trimestrielle ou ponctuelle. L’inspection générale s’effectue selon le cycle de surveillance prévu et couvre l’ensemble des activités et opérations d’un établissement bancaire. L’inspection trimestrielle sert à appuyer les travaux de surveillance sur pièces et consiste à effectuer une revue des procès-verbaux de l’établissement et à rencontrer les responsables des finances, du crédit et de l’audit interne. L’inspection ponctuelle est généralement initiée à la suite de la découverte d’une situation problématique et ne s’intéresse qu’à l’étude de celle-ci, que ce soit pour une banque en particulier ou pour l’ensemble des banques du système.
Lorsqu’elle est générale, l’inspection sur place poursuit les objectifs suivants :
comprendre ou actualiser sa connaissance des activités de l’établissement bancaire;
s'assurer que l’établissement bancaire possède des systèmes comptable et de gestion appropriés permettant de rapporter fidèlement les transactions effectuées;
s’assurer que l’établissement bancaire a mis en place des procédés de contrôle interne adéquats;
vérifier l’exactitude des documents comptables et réglementaires transmis à la BRH en contrôlant leur conformité avec les livres/registres comptables ou autres;
s’assurer du respect de la loi et des règlements bancaires et s’informer des violations d’autres dispositions d’ordre légal ou fiscal dans la mesure où celles-ci peuvent entraîner des conséquences défavorables sur la solvabilité de l’établissement bancaire;
évaluer les fonds propres, les actifs, la gestion, la rentabilité et la liquidité de l’établissement bancaire pour s’assurer de sa solidité financière;
répondre aux interrogations et enquêter sur les problèmes soulevés par la surveillance sur pièces.
Le processus d'inspection sur place comporte quatre étapes distinctes toutes dotées de principes, méthodes et critères. Il s'agit de la planification de l’inspection, des travaux sur place, de la synthèse (communication des résultats) et du suivi.
L'étape de la planification a pour principaux objectifs d’obtenir une information comptable et extra-comptable à jour, de déterminer le profil des risques de l'établissement, de préciser les questions qui n'ont toujours pas été réglées depuis la dernière inspection ainsi que d’identifier les préoccupations prioritaires, notamment les risques d'insolvabilité et de violation des lois et règlements. Cette étape débute par l’envoi d’une lettre pré-inspection à l’établissement. Cette lettre, envoyée 45 jours avant le début de l’inspection, spécifie les dates de l’inspection et les documents et informations devant être transmis à la BRH. Dans certaines circonstances, lorsque l’effet surprise apparaît comme étant un élément important à l’exécution de l’inspection, la BRH peut surseoir à l’utilisation d’une lettre pré-inspection. Le mémorandum de planification représente le principal produit de l'étape de la planification. Il oriente les inspecteurs et les aide dans l’exécution des travaux sur place en plus de garantir l'uniformité des processus d'inspection et de révision. Cette étape est essentielle à tout processus de surveillance fondé sur l’analyse des risques. Elle s’avère aussi largement tributaire de la qualité des renseignements transmis par l'établissement.
L’étape des travaux sur place proprement dite consiste à se rendre dans les locaux de l’établissement et à effectuer l’ensemble des procédures requises dans le cadre des travaux d’inspection. Elle s’amorce par une rencontre d’introduction qui réunit des représentants de la Direction de la Supervision et de l’établissement. Cette rencontre sert à présenter les orientations et le calendrier de l’inspection en plus de permettre de définir le modus operandi que devront suivre les inspecteurs de la BRH et le personnel
de l’établissement dans leurs relations durant toute la durée des travaux sur place. L’inspection générale inclut l’inspection comptable, l’inspection de conformité et l’inspection de gestion. L’inspection comptable vise à fournir l’assurance que les informations financières produites par les banques et sur lesquelles la BRH appuie sa stratégie de surveillance, sont fiables. L’inspection de conformité a pour objet de s’assurer qu’un établissement bancaire respecte l’ensemble des lois et règlements. Enfin, l’inspection de gestion consiste en une analyse de la capacité de l’établissement bancaire à identifier, mesurer et contrôler les différents risques auxquels il est soumis. L’étape des travaux sur place se conclut par une rencontre entre des représentants de la Direction de la Supervision et de l’établissement. Cette rencontre vise à informer la Direction de l’établissement des conclusions préliminaires de l’inspection, à obtenir ses commentaires et à expliquer les étapes subséquentes.
L'étape de synthèse (communication des résultats) a pour but de présenter, de façon claire et concise, les constatations et recommandations découlant de l'inspection aux différents destinataires. En général, plusieurs documents sont préparés à l’issu des travaux d’inspection :
un rapport d'inspection détaillé; ce rapport est confidentiel à la BRH;
un rapport d’inspection exécutif destiné à résumer les faits saillants de l'inspection au Conseil d’Administration de la BRH; ce rapport, une fois discuté avec le Conseil, est remis à la banque inspectée et sert de base aux discussions de clôture de l’inspection;
aux termes de ces discussions, une lettre post-inspection adressée au Président du Conseil d’Administration est envoyée à tous les Membres du Conseil d’Administration et au Directeur Général de l’établissement. Cette lettre énonce le processus, la portée et l'étendue de l'inspection ainsi que les constatations et recommandations. Elle doit être officiellement discutée par le Conseil d’Administration de l’établissement lors de la première réunion qui suit sa réception ou au plus tard trente jours après sa réception. De plus, l’établissement doit soumettre à la BRH ses commentaires à l’égard de cette lettre et fournir un échéancier pour la mise en place des recommandations, à moins que la BRH ne lui en ais déjà fourni un.
En règle générale, le suivi de la mise en place des recommandations s’effectue dans le cadre des activités de surveillance sur pièces. Toutefois, une stratégie différente peut être développée en fonction de la sévérité des problèmes constatés et de l’urgence de la mise en place des recommandations
La BRH utilise l’approche CAMEL pour appuyer sa méthodologie de surveillance. Cette approche est fondée sur l’évaluation des risques liés à l’activité bancaire et propose un modèle de surveillance qui permet d’évaluer chacun des risques sous l’angle d’une gestion saine et prudente. Les différents attributs inspectés sont les fonds propres (Capital), les actifs (Assets), la gestion (Management), les bénéfices (Earnings) et la liquidité (Liquidity). Comme ces attributs ne revêtent pas la même importance pour tous les établissements, l’étendue et les priorités des travaux d’inspection sur place peuvent différer d’un établissement à l’autre. La BRH utilise le système CAMEL comme un guide méthodologique plutôt qu’un système de cotation permettant de classer les établissements bancaires les uns par rapport aux autres.
L’évaluation des attributs CAMEL se résume ainsi :
C. (Capital) Fonds propres
Évaluation du montant, de la nature, de la qualité et de la permanence des fonds propres.A. (Asset) Actif
Évaluation des procédures d’octroi des prêts et de sélection des placements, de la composition de l’actif, de sa concentration et de sa qualité.M. (Management) Gestion
Revue ou évaluation des procès-verbaux des rencontres du Conseil d’Administration et ses comités, de la composition du Conseil d’Administration, de l’expérience et la compétence des dirigeants, de la planification stratégique, des stratégies d’affaires, des produits et services actuels ou à venir, des parts de marché, de la mission et des travaux de l’audit interne, des travaux des vérificateurs indépendants, des systèmes informatiques, comptables, de gestion et de contrôle interne, de la sécurité et relève informatique et de la compensation.E. (Earnings) Bénéfices
Évaluation de la solidité et de la permanence des bénéfices ainsi que la révision des politiques comptables, de rémunération et de déclaration de dividendes.L. (Liquidity) Liquidité
Évaluation de la philosophie, des procédures et des limites relatives à la gestion de la trésorerie et des produits dérivés, du niveau de liquidité, du plan d’urgence en cas d’illiquidité, de la diversité des sources de liquidité; du coût des fonds empruntés, de la stabilité des dépôts, de l’état de trésorerie (entrées et sorties de flux monétaires), du niveau de désappariement du bilan, de la gestion du risque des taux d’intérêt, des pratiques de couverture, de la gestion du risque de change, des pratiques spéculatives, des instruments hors bilan (devises, maturité, concentration des contreparties).
Organisation de la surveillance
La Direction de la Supervision compte deux services : Inspection & Surveillance et Analyse. Le premier service s’occupe de toutes les interventions sur place alors que le deuxième est responsable du processus de surveillance sur pièces. Pour éviter tout clivage qui pourrait se développer du fait de cette séparation des fonctions, la Direction de la Supervision favorise une grande interrelation entre ces deux services. Ils fonctionnent selon une dynamique par laquelle chaque groupe bénéficie de la révision que l’autre groupe fait de ses travaux.
Le service Inspection & Surveillance comprend trois équipes d’inspection ayant chacune pour mission principale d’effectuer des inspections sur place ou ponctuelle de même que des suivis trimestriels dans les établissements. Chaque équipe est responsable d’un portefeuille précis d’établissements bancaires.
Le service Analyse est composé de trois analystes responsables du contrôle sur pièces. Ces analystes évaluent en permanence le profil de risque des établissements bancaires et du système bancaire dans son ensemble. Ils doivent développer une excellente connaissance des activités des établissements bancaires qui leur sont assignés et ont pour responsabilités de traiter et compiler l’information financière provenant des établissements bancaires, d’analyser promptement celle-ci, de communiquer rapidement toute situation problématique, d’orienter le travail des inspecteurs sur place et de participer aux inspections sur place.
L’assignation d’établissements bancaires précis aux équipes d’inspection et aux analystes favorise une meilleure connaissance des établissements et un meilleur dialogue avec ses représentants.
Le cycle des inspections sur place générales est de 12 mois pour les trois plus importants établissements bancaires en termes d’actif et de 18 mois pour les autres établissements. Des suivis trimestriels sont effectués pour chacun des établissements bancaires. Un établissement qui connaît une situation financière problématique peut être visité plus fréquemment. Un établissement nouvellement constitué fait l’objet de deux visites par an au cours des deux premières années de son exploitation.
Travaux des vérificateurs indépendants
La BRH oblige les établissements bancaires à faire vérifier leurs états financiers annuels par une firme de vérification indépendante. Le travail mené par cette firme consiste en un examen étendu effectué dans le but d’exprimer une opinion sur la fidélité avec laquelle les états financiers de l’établissement présentent sa situation financière, les résultats de son exploitation et l’évolution de sa situation financière selon des principes comptables appropriés, appliqués de la même manière qu’au cours des exercices précédents. Ainsi, sans garantir l’exactitude des états financiers, l’opinion énoncée par le vérificateur indépendant à leur égard en augmente la crédibilité. Compte tenu de cette opinion et de la nature des travaux effectués par le vérificateur indépendant, la BRH entend s’appuyer sur ceux-ci afin d’éviter le dédoublement des travaux de même nature.
Le processus de fiabilité peut aller d’une simple discussion avec le vérificateur indépendant jusqu’à la révision en profondeur de ses dossiers d’inspection. Les objectifs de la rencontre avec le vérificateur indépendant ou de la révision de ses dossiers sont les suivants :
confirmer que la BRH peut s’appuyer sur les travaux et l’opinion du vérificateur indépendant;
confirmer ou modifier l’analyse du profil de risque de l’établissement bancaire;
réviser les travaux relatifs à la revue des portefeuilles de crédit et de placement;
identifier toutes les violations des lois et règlements qui seraient inconnues de la BRH;
obtenir de l’information sur les contrôles internes déficients ou absents;
obtenir de l’information sur les conventions comptables utilisées;
obtenir de l’information sur les erreurs relevées, qu’elles aient été corrigées ou non;
réviser les autres travaux requis dans le cadre des circulaires de la BRH (ex. contrôle interne).
Ce processus de fiabilité est à sens unique, c’est-à-dire qu’un vérificateur indépendant ne peut pas décider de réduire la portée ni l’étendue de sa vérification compte tenu des activités de surveillance poursuivies par la BRH. Cependant, la BRH peut rencontrer le vérificateur indépendant, sur demande de ce dernier, afin de l’informer de la situation "réglementaire" de l’établissement bancaire. Le vérificateur indépendant a la responsabilité de tenir l’établissement informé de toutes ses communications avec la BRH. De son côté, l’établissement est tenu de mettre à la disposition de son vérificateur indépendant une copie de toutes les communications écrites échangées avec la BRH..